デジタルでも迷子にならない！ファイル＆フォルダ整理の基本ルール
digisapo
紙の資料は減ったのに、PCの中では「あのファイルどこだっけ？」が日常茶飯事——。
デジタル化が進む一方で、ファイルやフォルダの“迷子”問題はむしろ深刻になってきています。
たとえば、ひとつの資料を探すのに毎回5分かかると、1日で15分、月に5時間以上のロスにもつながります。
経営者や管理職の時間は貴重です。デジタル時代の“整理整頓”は、時間の投資先を増やすための前提条件とも言えるでしょう。
整理の第一歩：ファイルの役割と“置き場所”を明確にする
まず意識したいのは「とりあえずデスクトップ保存」から脱却すること。
ファイルには必ず“役割”があり、それに応じた適切な置き場所が必要です。
代表的な分類パターンには以下の3つがあります：
| 分類パターン | 向いているケース | 注意点 |
| 業務別 | 業種や部門が明確な場合 | 複数部門での使用にはルール統一が必要 |
| 日付別 | 短期のプロジェクト管理 | 長期保存には不向き |
| 担当者別 | 少人数のチーム内作業 | 引継ぎ時に属人化リスクあり |
どの分類方法を採用するかは、組織の業務内容と管理体制に合わせて柔軟に設計することが大切です。
覚えておきたいファイル命名の5原則
フォルダが整っていても、ファイル名がバラバラだと探しにくくなります。
そこでおすすめなのが、以下の「命名5原則」です：
- 日付は「YYYYMMDD」形式で統一（例：20250603）
- 半角英数字とアンダースコア（_）で視認性UP
- ファイル名の冒頭に「種別」や「案件名」を入れる（例：議事録_商品開発会議_20250603）
- バージョン管理は「v1.0」「v1.1」などで明示的に
- 「保存時の意図」がわかる一言を添える
「final」「final_final」などのファイルが並ぶ状態は、デジタル迷子の典型例。
命名ルールは一度定めたら、チーム全体で徹底することが重要です。
フォルダ構成の基本ルール：3クリック以内で目的の資料に
フォルダ構造が深すぎると、必要なファイルにたどり着くまでに時間がかかります。
理想は「3クリック以内で目的の資料に到達できる」構成です。
基本の考え方は次の通り：
- 階層は浅く、横に広げる
- フォルダ名も命名ルールを統一
- 用途ごとに「作業中」「共有用」「アーカイブ」を分離
たとえば、「顧客対応」フォルダ内に「作業中」「提出済」「過去案件」と分けておくだけで、探す手間が大きく減ります。
整理を習慣化するための3つの仕組み
いくらルールを整えても、続かなければ意味がありません。
以下の3つの工夫で「整理」を無理なく習慣化しましょう。
1. 半期に一度の「デジタル棚卸し」
アクセス権限一覧を使い、
- 共有不要なファイルの削除
- アクセス権の見直し
- 古い情報のアーカイブ化
を行うことで、デジタル資産の可視化と軽量化を実現できます。
2. ルールはガイドラインとして文書化
「命名ルール」「保存場所ルール」「操作時の注意点」などを1枚の運用シートにしておくと、ブレずに運用できます。
3. 新入社員や中途入社者の教育に組み込む
整理整頓のルールは、業務効率だけでなく組織文化の一部です。
新しく加わるメンバーに対しては、「フォルダの見方・作り方」まで含めたOJTを実施しましょう。
共有環境での注意点：GoogleドライブやOneDriveを使うときに気をつけたいこと
クラウド共有の便利さは一方で、整理が甘いと混乱を招きます。
とくに注意すべきポイントは次の3つ：
● 誰が何を見られるのか、アクセス権限の管理
- 閲覧者・編集者・所有者を明確に
- メンバーが変わった際の見直しを怠らない
● 「マイドライブ」と「共有ドライブ」の使い分け
- 個人作業用の保存先として「マイドライブ」を使うのは一時的な用途に限るのが理想
- 必要に応じて、共有ドライブ内に「担当者フォルダ」など個人作業スペースを設けることを推奨
- 業務ファイルは原則「共有ドライブ」で管理し、属人化を防ぎながらチーム内の可視性を確保
● 「誤削除」や「上書き」トラブルを防ぐために
- 編集前に複製を取るルールを作る
- ファイル名に「編集中」などのタグを一時的に付けておく
まとめ：整理されたフォルダは、組織の“思考の地図”になる
デジタルの整理整頓は、単にファイルを見つけやすくするだけではありません。
「なぜこれがここにあるのか？」という構造そのものが、組織の思考の流れや業務の優先順位を映し出す**“地図”**になるのです。
迷わず、ムダなく、チーム全体が前に進める環境をつくるためにも、まずは今日から整理の第一歩を踏み出してみてください。
✅ 明日からできる、整理の3ステップ
- デスクトップやマイドライブの「散らかりフォルダ」をひとつ整理してみる
- よく使うフォルダに命名ルールを1つ適用してみる
- 月末や半期末に「棚卸しタイム」を入れて予定表に入れる
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