情報漏えいを未然に防ぐ！中小企業向け「IT資産棚卸」の基本と進め方
digisapo
「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉を耳にする機会が増え、クラウドやITツールの導入を進める中小企業も増えてきました。
しかし、「導入しただけ」で止まってしまい、成果につながっていないケースも少なくありません。
その原因の一つが、社内の“情報資産”がどこに、どんな状態で、誰に共有されているのかが把握されていないことです。
ツールの前に「情報の整理」ができていなければ、DXはただのデジタル化で終わってしまいます。
本記事では、中小企業がまず取り組むべき**「IT資産の棚卸」**について、その対象、進め方、効果をご紹介します。
まず把握したい！IT資産棚卸の対象となる4つの領域
IT資産と聞くと「パソコンやソフトウェアのこと？」と思われるかもしれませんが、棚卸の対象はそれだけではありません。
見落とされがちな情報も含め、次の4領域を明確にすることで、情報管理が一気に整います。
① クラウド中の各種フォルダ（Googleドライブ、Dropboxなど）
- 誰が作ったのか分からないフォルダが乱立していませんか？
- フォルダの共有範囲や、アクセス権が部署や目的に合っているかを確認しましょう。
② クラウド中の社内外の外秘情報
- 顧客名簿、契約書、給与情報など、取り扱いに注意が必要なデータ
- 外部と共有されているファイルリンクは、期限やパスワードの管理が重要です
③ 各種サービスのアカウント情報
- Google Workspace、Slack、Chatwork、Zoomなど
- 誰が何のアカウントを持っていて、どんな権限があるのかを可視化しましょう
④ 物理的な資産（パソコン、スマホ、USBなど）
- 資産管理台帳の有無はもちろん、貸出履歴やセキュリティ状況もチェックが必要です
棚卸作業を“管理台帳”で一元化するメリット
これらの情報を1つのシートにまとめて管理することで、社内の情報が「見える」ようになります。
管理台帳によって得られる主な効果：
- 情報の属人管理から脱却：特定の人しか知らない状態を防止
- 引き継ぎがスムーズに：担当者変更時にも迷わず運用が継続
- アクセス権限の定期チェックが可能に：不必要な共有を発見し、削除できる
スプレッドシート＆GASで効率よく棚卸を回す方法
Googleスプレッドシートを活用すれば、IT資産の管理は誰でも始められます。
さらに、**GAS（Google Apps Script）**を使えば、定期的な棚卸の自動化も可能になります。
シートで整理する基本フォーマット（例）：
| 資産種別 | 管理対象 | 管理者 | 最終確認日 | 共有先（社内・社外） | 備考 |
| フォルダ | 顧客管理フォルダ | 鈴木 | 2025/6/1 | 営業部、partner@example.com | 機密性高 |
GASの活用例：
- Googleドライブ内のフォルダやファイル情報を自動で取得・一覧化
- 「半年以上確認されていないファイル」や「外部共有されているファイル」を自動通知
- 毎月／四半期に管理者へリマインドメールを送る
手間をかけずに“棚卸の習慣化”ができるのは、GASならではの強みです。
定期棚卸がもたらす3つの成果
1. 情報漏洩リスクの低減
退職者のアカウントが残っていた、外部に共有しっぱなしだった――そんな「見えない漏れ」を防ぐことができます。
2. 業務効率と信頼性の向上
必要な情報をすぐに探せる状態にしておくことで、社員の生産性もアップ。
外部からの信頼にもつながります。
3. IT統制力の強化
ITガバナンスや情報管理に対する「仕組み」ができることで、企業全体のデジタル基盤が強くなります。
DXは「整えること」から始まる――まずは1シートから動き出そう
派手なツール導入やシステム開発よりも、まず今ある情報を整えることこそが、本質的なDXの第一歩です。
スプレッドシートとGASを使えば、専門知識がなくても始められます。
「いつかやらなきゃ」をやめて、今すぐ1シートから棚卸を始めてみませんか？
迷ったらお気軽にご相談ください（30分無料）
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お客様の業務内容やお困りごとを丁寧にヒアリングし、最適な方法を一緒に考えます。
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