“なんとなく不便”を言語化する──現状分析というDXのスタートライン
digisapo
「最近、社内の業務がなんだかややこしい気がする」
「従業員からも“やりにくい”という声が出ているけれど、何が問題かよくわからない」
そんな“なんとなく不便”は、DX（デジタルトランスフォーメーション）や業務改善を進めるチャンスかもしれません。そして、その第一歩となるのが「業務の現状分析」です。
この記事では、
- なぜ現状分析が必要なのか
- どんなステップで進めるのか
- そこから何が得られるのか
を整理しながら、実践のためのヒントをお届けします。
現状分析のゴールは「業務を語れる状態」にすること
業務改善やDXの出発点は、「業務がどう流れているかを正しく把握すること」です。
「うちはこういう作業を、こういう順番で、こういう役割分担でやってる」
と誰にでも説明できる状態にしておくと、
- ITツールの導入が的確になる
- 業務のムリ・ムダ・ムラが見えてくる
- 改善の優先順位を判断しやすくなる
など、改善に向けた判断がしやすくなります。
現状分析のゴールは、まさにその“語れる状態”を作ることです。
ステップ1：気になる業務を一つ選んでみる
業務全体をいきなり分析しようとすると、時間も労力もかかりすぎます。
まずは、「ここがやりにくい」「手間がかかっている」と感じる業務を一つ選びましょう。
たとえば：
- 見積書や請求書の作成が面倒
- 手書きの記録を毎回パソコンに打ち直している
- 毎月同じ内容の集計を手作業で行っている
こうした業務に焦点を絞って、深く掘り下げるのが現実的なスタートです。
ステップ2：業務の中身を棚卸しする
気になる業務を選んだら、次の観点で内容を棚卸ししていきます。
- 誰がやっているか（担当者、部署）
- どこから依頼・情報が来て、どこに渡すか（前後の関係）
- どういう手順で処理しているか（作業の流れ）
- どんな資料やツールを使っているか（紙／Excel／チャットなど）
- 何が負担になっているか（手間・時間・ミス・確認の多さ など）
ここで重要なのは、「理想」や「あるべき姿」ではなく、今やっていることをそのまま記録すること。
「こうあるべき」ではなく「実際こうなっている」を書き出しましょう。
ステップ3：業務フロー図に落とし込んで“見える化”する
現状を把握するうえで、強力な武器になるのが「業務フロー図」です。
頭の中でぼんやりしていた業務の流れを視覚的に整理できます。
業務フロー図とは、業務の流れを左から右へ時系列順に並べていく図で、各作業を箱やセルに分けて記載していきます。Excelのような表形式で作るのが一般的で、
- 横軸：業務の流れ（依頼→作業→報告 など）
- 縦軸：担当者・部署ごとの行動
という形式にすることで、誰がどこで関わっているかが明確になります。
例：
| 担当者 | 作業1 | 作業2 | 作業3 |
| Aさん | 情報入力 | チェック・修正 | - |
| Bさん | - | - | 集計 |
これだけで、作業の重複・属人化・ボトルネックなどが“見える化”され、改善ポイントが浮き彫りになります。
※詳しい作り方やテンプレートは、別記事「業務フロー図の作り方ガイド」でご紹介しています。
ステップ4：改善のヒントを洗い出す
業務フロー図ができたら、次の観点で見直してみましょう。
- 無駄な手作業や重複はないか？
- データが一度紙に戻っていないか？
- 特定の人にしかできない作業が多くないか？
- システム化や自動化ができそうな工程はないか？
このステップでは、「完璧な改善策を見つけよう」としなくて大丈夫です。
まずは“改善の種”を見つけることが目的です。
得られるもの：改善の優先順位と納得感のある判断材料
現状分析を通じて得られるものは、「納得感のある改善の方向性」です。
- どこにどれだけの手間がかかっているか
- 誰に負荷が集中しているか
- どこまでをシステム化すべきか
- どんな工夫なら現場がついてこられるか
これらが具体的に見えてくると、IT導入や仕組み化の判断も現実的になります。
まとめ：小さく始めて、確実に進めるために
業務の現状分析は、DXや業務改善のための“地ならし”です。
分析の対象は、業務全体でなくても構いません。まずは身近な業務、気になる業務から始めてOKです。
そして重要なのは、「気になる業務」であっても、感覚だけで進めず、しっかりと業務内容を見える化し、分析すること。
その積み重ねが、最終的に組織全体の業務改善につながっていきます。
私たちは、こうした業務の整理・棚卸しからサポートしています。
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