Googleドライブの共有設定は本当に安全？基本と注意点、権限管理のポイント
digisapo
Googleドライブは、社内外でのファイル共有や共同編集に欠かせない便利なツールです。
ただし設定を誤ると「取引先に見せるつもりのない資料まで共有してしまった」「リンクが回って社外の人に見られていた」といったリスクにつながりかねません。
この記事では、Googleドライブの共有設定の基本から、よくある間違い、安全に使うための権限管理の考え方までを整理していきます。
Googleドライブの共有設定の基本
まず押さえておきたいのは、「誰と共有するか」 と 「どの権限を渡すか」 の2点です。
共有方法には、個別のメールアドレスを指定するやり方、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできる方法、そしてGoogle Workspace環境では組織内のユーザーだけに制限する方法があります。
権限のレベルは大きく3種類です。閲覧のみ許可する「閲覧者」、コメントはできるが編集はできない「コメント可」、そして内容の変更や再共有まで可能な「編集者」です。
特に編集権限を与えると、相手がファイルを削除したり第三者に再共有したりできるため、慎重に扱う必要があります。
また、共有する単位にも違いがあります。ファイル単位で共有すれば対象はそのファイルだけですが、フォルダ単位で共有すると下層のファイルまで一括で公開されます。
さらに共有ドライブの場合は、参加メンバー全員に影響が及ぶため、特に権限管理に注意が必要です。
間違いやすい共有設定の落とし穴
実際の現場では、ちょっとした油断が大きなリスクを生みます。
例えば「リンクを知っている人」設定は便利ですが、URLがメールやチャットで転送されれば、誰でも閲覧できる状態になってしまいます。
フォルダをまるごと共有した結果、不要な古いファイルまで相手に見られていた、という事例も少なくありません。
また、編集権限を安易に渡してしまうと、相手が誤って内容を削除してしまう可能性もあります。
さらに、うっかり組織外のユーザーを招待してしまい、社外秘の資料が流出したケースも実際にあります。
安全に共有するための権限管理の考え方
こうしたトラブルを防ぐためには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。
まずは「最小権限の原則」です。閲覧で十分なら編集権限は渡さない、コメントだけで足りるなら閲覧に制限しない、といった具合に、必要最小限の権限に絞り込みましょう。
また、外部共有は本当に必要かどうかを常に確認してください。取引先にファイルを渡す場合でも、期間を限定したり、不要になったらすぐ権限を削除することを徹底すると安心です。
そして忘れがちなのが「権限の棚卸し」です。
誰にどのレベルで共有しているのかを定期的に見直すことは、IT資産の管理と同じくらい重要です。
特に組織が大きくなるほど、いつの間にか不要な共有が残っているケースが多いため、定期点検を習慣化することをおすすめします。
実際の操作手順（基本）
共有方法はシンプルですが、ポイントを押さえておきましょう。
対象のファイルを右クリックして「共有」を選び、相手のメールアドレスを入力して権限を設定します。
リンクをコピーして共有する場合には、必ず「閲覧者」「コメント可」「編集者」のいずれで渡しているかを確認してください。
業務用途では「リンクを知っている人」設定はできる限り避けるのが安全です。
ビジネスでの利用シーンと注意点
実務では、シーンごとに適した共有方法を選ぶことが求められます。
例えば社内チームでの共同編集なら編集権限を付与する必要がありますが、その範囲は最小限に留めるのが基本です。
取引先とのやり取りでは、期間を決めて共有し、プロジェクトが終わったら権限を削除しましょう。
カタログやマニュアルのように社外公開する資料は、業務用データとは別に専用の公開フォルダを用意するのが安全です。
よくある質問（FAQ）
Q. 誰に共有しているか一括で確認できますか？
A. ドライブの管理画面で共有アイコンを確認できます。特に共有ドライブでは、メンバー設定から一覧をチェックすると安心です。
Q. 誤って外部に共有してしまった場合は？
A. すぐに共有設定を開き、対象のユーザーやリンクを削除してください。
まとめ
Googleドライブの共有設定はとても便利ですが、誤った使い方をすると情報漏洩のリスクが高まります。
共有の種類や権限を正しく理解し、フォルダやドライブ単位での公開には特に注意しましょう。
そして、IT資産の棚卸しと同じように、権限も定期的に見直すことが安全な運用のカギになります。
この記事を読んだ今、まずはご自身のドライブの共有設定を一度確認してみてください。ちょっとした見直しが、大きなリスクを未然に防ぐことにつながります。
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