フォルダが迷子？Googleドライブの“ルール化”テクニック
digisapo
Googleドライブは便利ですが、使い方にルールがないとあっという間に「フォルダ迷子」になります。
- 似たような名前のフォルダが乱立する
- 誰が最新ファイルを持っているのかわからない
- 共有されているのにどこから開けばいいのかわからない
検索機能は優秀ですが、そもそも整理されていないと余計に時間がかかります。
この記事では、チーム全員が迷子にならないための “ルール化テクニック” を解説します。
フォルダをルール化する前に押さえておきたい「共有ドライブ運用の原則」
Googleドライブの最大のポイントは、「マイドライブ」と「共有ドライブ」の使い分け」 です。
- マイドライブ … 個人の作業用・一時保存用
- 共有ドライブ … チームや会社で正式に扱うファイル置き場
運用のコツは次の3つです。
- 正式データは必ず共有ドライブに保存
- 権限はファイル単位ではなくフォルダ単位で付与
- チームごとにトップ階層フォルダを明確化
最初にこの土台を決めておかないと、どんな工夫をしても必ず迷子になります。
Googleドライブならではの“フォルダ命名テクニック”
フォルダ名は「検索されやすい」「並び替えやすい」が鉄則です。
- 先頭に識別ワードを入れる
例：「[顧客名]_2025_契約書」 - 数字・アンダーバーで順序を固定する
例：「01_総務」「02_経理」 - ⭐マークを活用する
重要フォルダは⭐をつけて一覧上位に表示
命名ルールを統一するだけで、検索時間が大幅に減ります。
フォルダ迷子を防ぐ「3階層ルール」の応用編
Googleドライブは深すぎる階層に弱いです。おすすめは 最大3階層まで。
基本形は：
業務／プロジェクト > 担当別 > 成果物
- 定常業務の例
「経理 > 月次処理 > 請求書」 - プロジェクトの例
「新商品開発 > デザイン > 提案資料」
さらに運用をスムーズにする工夫：
- 終了した案件は「Archive」に移動
- 「作業中／提出済み／完了済み」で状態を管理
こうすることで「どこに置けばいいか」「どこを探せばいいか」が迷わなくなります。
Googleドライブならではの便利機能を“ルール化”する
フォルダ構造だけでなく、機能の使い方もルール化しましょう。
- ショートカット
同じファイルを複数フォルダから参照できる。二重管理を防げる。 - 共有リンク設定
「閲覧者（表示のみ）」を標準に。誤編集や削除を防ぐ。 - アクティビティ履歴
誰がいつ更新したか確認でき、最新版の特定が簡単。
便利機能を“正しく決めて使う”ことが、運用ストレスを減らします。
チームにルールを浸透させる方法
ルールを作っても、守られなければ意味がありません。浸透には次の工夫が有効です。
- ガイドラインをドキュメント化
例：「新規プロジェクト開始時は必ず3階層ルールで作成」 - 新メンバーにはOJTで習慣化
実際にフォルダを一緒に作りながらレクチャー - 月1回のデジタル棚卸し
古いデータを整理し、ルールが守られているか確認
“文化”として浸透させることが一番の近道です。
まとめ：Googleドライブは「文化」で差がつく
Googleドライブは誰でも使えるツールですが、運用ルールのあるなしで成果は大きく変わります。
- フォルダ迷子を防ぐ3階層ルール
- 命名規則で検索性を高める
- 機能を正しくルール化して活用する
まずは「共有ドライブのトップ階層」を整えるところから始めましょう。
それだけで、チーム全体の検索時間とストレスが劇的に減ります。
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