Googleフォームの回答を整理する場面でつまずくポイント｜集計前に起きがちな問題とは

Googleフォームは、誰でも簡単にアンケートや申請フォームを作成できる便利なツールです。
しかし実務の現場では、「回答を集めるところまでは順調だったのに、整理しようとした途端に手が止まった」という声をよく聞きます。

特に、Googleフォームの集計やExcel・スプレッドシートでのアンケート集計を行おうとした際、

• 表記がバラバラで数えられない
• 形式が揃っておらず並び替えできない
• 回答が増えるたびに手作業が増える
  といった問題に直面しがちです。

本記事では、「Googleフォームの回答を整理する場面」で起こりやすいつまずきポイントを整理し、

• なぜ問題が起きるのか
• すでに起きてしまった場合、どう考えればよいのか
• そもそも、どうすれば防げるのか
  を順番に解説します。

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Googleフォームの回答を整理する場面で起こるつまずきポイント

Googleフォームの集計で困る原因は、ツールそのものではなく、回答データの状態にあることがほとんどです。ここでは、よくある代表的なつまずきポイントを見ていきます。

自由入力による表記ゆれ

Googleフォームでは自由入力を簡単に設定できますが、これが集計時の大きな障害になります。

例えば、同じ内容の回答でも

• 「10,000円」
• 「10000円」
• 「1万円」

のように表記が分かれると、Googleフォームの回答をExcelやスプレッドシートで集計する際、それぞれが別のデータとして扱われてしまいます。

その結果、件数を数える前に
「どれとどれを同じ意味として扱うか」
という整理作業が必要になり、集計の手間が一気に増えてしまいます。

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数値・単位・形式が揃っていない

数値や日付の形式が揃っていないことも、Googleフォーム集計でよくあるつまずきです。

• 日付が「2025/1/1」「1/1/2025」「2025年1月1日」と混在
• 数値にカンマが入ったり入らなかったりする
• 単位が「時間」「分」「h」などバラバラ

この状態では、並び替えや集計、条件指定がうまく機能しません。
Googleフォームの回答をそのまま集計しようとすると、前処理の作業が必須になってしまいます。

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複数回答（チェックボックス）が1セルにまとまる

チェックボックス形式の質問では、複数選択された回答が

A, B, C

のように1つのセルにまとめて記録されます。

この形式は一見便利ですが、

• 選択肢ごとの件数を数えたい
• 割合を出したい
  といったGoogleアンケート集計では、そのまま使えません。

結果として、後からExcelやスプレッドシートで分解・加工する必要が生じます。

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回答データを直接編集してしまう

集計しづらいからといって、Googleフォームの回答シートを直接編集してしまうのも、よくある失敗です。

• 元データを修正してしまい、何が正しいのか分からなくなる
• フォームとの連携が壊れ、以降の回答が反映されなくなる

Googleフォーム集計では、回答シートは原本として扱うという意識が非常に重要です。

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回答が増えるほど手作業が増えてしまう

コピー＆ペーストや手修正で何とか集計できたとしても、

• 回答が増えるたびに同じ作業を繰り返す
• 毎月・毎週の集計が負担になる

といった状態に陥りがちです。

これは「集計が大変」なのではなく、
整理されていないデータを無理に集計しようとしていることが原因です。

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このような問題に直面してしまった時の回答データ整理の具体的な方針

ここまでで紹介したつまずきは、すでに回答が集まってしまった後でも、整理の方針を決めることで対応可能です。
重要なのは、場当たり的に手を動かすのではなく、「どう直すか」を順番に決めることです。

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元データは触らず、加工用シートを分ける

まず最初に必ず行いたいのが、元データと加工用データを分けることです。

Googleフォームの回答シートは、あくまで原本です。ここを直接編集すると、

• どこを直したのか分からなくなる
• フォームとの連携が壊れる
• 後から検証できなくなる

といったリスクが高まります。

実務では、

• 回答シート：そのまま保持（触らない）
• 整理・加工用シート：別シートで作成

という形にするだけで、安心して作業を進められます。

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自由入力による表記ゆれへの対応方法

自由入力の表記ゆれに対応する際は、いきなり置換や修正を始めるのではなく、まず実態を把握することが重要です。

GoogleスプレッドシートやExcelでは、UNIQUE関数を使うことで、実際にどのような値が入力されているかを一覧で確認できます。

ざっくりした使い方は以下の通りです。

=UNIQUE(対象の範囲)

これにより、

• 同じ意味の回答が何種類に分かれているのか
• 想定外の入力がどれくらい含まれているのか

を一目で把握できます。

そのうえで、「どの値をどれにまとめるか」を決め、置換や変換を行います。

ここで注意したいのが置換の範囲です。
スプレッドシートでもExcelでも、条件を意識せずに一括置換してしまうと、

• 別の意味のデータまで書き換えてしまう
• 後から修正理由が分からなくなる

といった問題が起きがちです。

「どの列の、どの値に対して行うのか」を明確にし、限定的に処理することが重要です。

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数値・単位・形式が揃っていない場合の考え方

数値・単位・日付形式の不揃いは、回答整理の中でも最も手間がかかるポイントです。
残念ながら「これを使えば一瞬で解決」という簡単な方法はあまりありません。

そのため、無理に一発で直そうとせず、段階的に整理する考え方が現実的です。

まず意識したいのは、

• 集計に使いたいのは数値なのか
• 表示上の単位や文字は不要か

という点です。

例えば金額や時間の場合、

• LEFT関数などで数値部分を取り出す
• 不要な文字（円、時間、hなど）を除外する

といった対応が考えられます。

文字が途中に含まれる場合や、区切りが一定でない場合は、

• REPLACE関数で特定の文字を置き換える
• 後述するSPLIT関数で分解する

といった方法を組み合わせることも視野に入ります。

GoogleスプレッドシートでもExcelでも、**「完璧に揃える」より「集計に使える形にする」**ことをゴールにすると、作業量を抑えられます。

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複数回答（チェックボックス）が1セルにまとまる場合の対応

チェックボックス形式の回答は、1セルに複数の値がまとめて入ります。
このままでは件数集計や割合算出が難しいため、分解して扱うのが基本方針です。

Googleスプレッドシートでは、SPLIT関数を使うことで、カンマ区切りの回答を分割できます。

ざっくりした使い方は以下の通りです。

=SPLIT(対象のセル, ",")

これにより、1つのセルに入っていた複数回答を、選択肢ごとに分けて扱えるようになります。

Excelの場合も考え方は同じで、区切り文字を使って分解することで、
「1つの選択肢が1行（または1列）として扱える状態」を目指します。

最終的に、集計したい単位でデータを扱える形にすることが重要です。

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今だけでなく「増えても回る形」を考える

一度だけの集計であれば、手作業でも何とかなるかもしれません。
しかし、

• 回答数が増える
• 同じ集計を繰り返す

状況になると、整理方法そのものが負担になります。

そのため、

• 回答が増えても同じ手順で処理できるか
• 次回も流用できる形になっているか

という視点を持つことが重要です。

ここまでの整理ができていれば、次のステップである
集計・可視化を前提としたフォーム設計につなげやすくなります。

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そもそも、つまずきを発生させないことが最も重要

ここまで見てきた問題の多くは、フォーム設計の段階で防ぐことができます。

回答整理で困らないフォームは「最終目的」から作られている

フォームを作る前に考えるべきなのは、

• このアンケートで何を知りたいのか
• その結果をどう判断・活用したいのか
• どのような形で集計したいのか
• その集計には、どのような形のデータが必要かを整理したうえでフォームを設計できているか

という最終目的から逆算した視点です。

「回答をどう入力してもらうか」ではなく、
「集計時に、どんなデータ構造になっていてほしいか」 を先に考えることで、回答整理でのつまずきを大幅に減らせます。

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例示した問題点を解消するためのフォーム設計の具体例

ここでは、これまでに例示してきた「表記ゆれ」「形式の不揃い」「複数回答が集計しづらい」といった問題を発生させないための、フォーム設計の具体例を紹介します。

• 自由入力ではなく、できるだけ選択式を使う
• 数値・日付・単位はフォーム側で形式を固定する
• 複数回答が本当に必要かを事前に検討する

これらの考え方を、実際の業務フォームに落とし込んだ例として、以下の記事も参考になります。

具体的な業務シーンで見ることで、「なぜこの設計が必要なのか」をよりイメージしやすくなります。

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「とりあえず集める」は後で必ず負担になる

フォーム設計にかける時間は一度きりですが、
回答整理や集計にかかる時間は、回答が増えるほど膨らみます。

Googleフォーム集計で苦労しないためには、
「集めてから考える」ではなく
「集計を想定してから作る」ことが重要です。

ここまで整理できれば、次は改善に向けて、
集計結果やグラフを確認しながら意思決定に注力できます。
効率的に作業を進めるには、ポイントを押さえることが重要です。

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【事例紹介】より効率的な集計のために、組織でデータ管理を見直す

効率的な集計というと、
「どうやってデータを集めるか？」に目が向きがちですが、
実務ではそれだけではうまくいかないことが多くあります。

ポイントになるのが、
日々増えていく勤怠・日報・売上といったデータと、
会社として共通で参照すべきマスターデータを、きちんと切り分けて管理できているかどうかです。

マスターデータは普段あまり表に出ない“裏側のデータ”ですが、
一度整理し、組織としての管理方針を決めてしまうことで、
集計や分析、部門横断のデータ活用がぐっと楽になります。

以下に、弊社で実際に取り組ませていただいた事例として、
部門横断で使うマスターデータを、スプレッドシートでどう管理したかをまとめた記事をご用意しています。

まとめ

Googleフォームの集計でつまずく原因の多くは、
集計以前の「回答を整理する場面」にあります。

すでに問題が起きてしまった場合でも、

• 原本を守る
• 目的から逆算する
• 集計しやすい構造を意識する
  ことで、立て直すことは可能です。

そして最も効果的なのは、
そもそもつまずかないフォームを設計することです。

次の記事では、整理された回答データを前提に、効率的な集計方法と、業務で使える可視化の考え方を解説します。

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