PDF確認作業がつらい…経理・管理部門の「あるある」と業務改善の入口

経理・管理部門で日常的に発生する
pdf 確認 作業 / 経理 照合 / 書類チェック業務。

請求書や契約書などのPDFを開き、
Excelやスプレッドシートと見比べながら
数字や内容を確認する――。

この作業、ほとんどの会社で当たり前のように行われていますが、
実際にやっている人ほど、

「これ、地味につらいな…」
「なんで毎回こんなに時間かかるんだろう」

と感じているのではないでしょうか。

経理 照合 作業の実態｜PDFとExcelを見比べる日々

月末・月初になると、
PDFで届いた請求書や領収書を開き、Excelの一覧表と突き合わせる。

金額、取引先名、日付。
一つずつ目で確認し、ズレがないかをチェックする。

多くの経理担当者にとって、これは特別な業務ではなく「日常」です。
しかし冷静に考えると、このPDF確認作業・書類チェック業務に、毎月どれだけの時間が使われているでしょうか。

しかもこの作業、ミスが許されず、精神的な負担も大きい。
それなのに、効率化されにくいまま残り続けています。

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書類チェック業務が属人化する理由

経理の照合業務は、気づくと特定の人に集中しがちです。

• この取引先の請求書はAさん
• このフォーマットはBさん
• 最終確認はベテランのCさん

理由は単純で、「その人が一番詳しいから」。

過去の経験、取引先の癖、微妙な表記揺れ。
それらを総合的に判断できる人に、自然と仕事が集まっていきます。

結果として、

• 手順が文書化されない
• 他の人が代われない
• 休むと業務が止まる

という、典型的な属人化構造が出来上がります。

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「この作業って意味あるの？」と毎月思う

経理の現場では、よく聞く本音があります。

「これ、人がやる必要あるんですか？」
「結局、同じ内容を毎月チェックしてるだけですよね？」

実際、多くの照合作業は、

• 前月と同じ取引先
• 同じ金額帯
• 同じフォーマット

の繰り返しです。

それでも、人の目で一件ずつ確認し続けている。

ミス防止のためとはいえ、思考を使っていない作業に、思考力の高い人が張り付いている。
これが、経理業務改善が進まない最大のジレンマです。

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ペーパーレス業務改善しても楽にならない理由

ここで多くの企業が取り組むのが「ペーパーレス化」です。

• 紙をPDFにした
• メール添付にした
• クラウド保存にした

しかし実際はこうなります。

「紙はなくなったけど、
結局PDFを画面で見てExcelと照合してるだけ」

つまり、

• ペーパーレス改善
• 業務改善ペーパーレス

を実施しても、作業構造は何も変わっていないのです。

媒体が紙からPDFに変わっただけで、
「人が目で見る」という工程はそのまま残っています。

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でも、どう変えればいいか分からない

多くの経理担当者がここで止まります。

• 業務改善したい気持ちはある
• 非効率なのも分かっている
• でも、どこから手をつければいいか分からない

ツールの情報は山ほどある。

• OCR 自動化
• PDF OCR 自動化
• PDF 自動化
• 書類チェック自動化

しかし実務の中で見ると、

「うちの業務、そんな単純じゃないんだよな…」

という違和感が先に立ち、結局そのままになります。

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なぜ結局、人が目で見ているのか

理由はシンプルです。

「判断」が混ざっているから。

経理の照合業務は、

• 数字を比べる（作業）
• 正しいか判断する（判断）

がセットになっています。

この「判断」が入った瞬間、
業務は一気に自動化しづらくなります。

OCRは「読む」ことはできても、
「このズレは許容範囲か？」までは判断できません。

だから結局、

人が見るしかない

という結論に戻ってきます。

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なぜ毎回、同じ人に集まるのか

次に起きるのが、属人化です。

判断が必要な業務は、

• 経験がある人
• 過去を知っている人
• ミスした時に責任を取れる人

に集まります。

結果として、

• 経理業務改善
• 経理改善
• 経理業務効率化事例

を探しても、現場では

「結局あの人に聞くしかない」

という状態から抜け出せません。

これは個人の問題ではなく、
業務設計の問題です。

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なぜ自動化やOCRがうまくいかないのか

ここで多くの企業がつまずくのが、

• OCRを入れたけど微妙
• PDF自動化したけど手直しが多い
• 結局、経理がチェックしてる

という状態です。

理由は明確で、

「整理された業務」しか自動化できない

からです。

属人化した業務、
判断基準が曖昧な業務、
例外だらけの業務。

これらをそのまま自動化しようとしても、
うまくいくはずがありません。

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これはPDFの問題ではない

ここまでの話をまとめると、本質はここです。

問題は、

• PDF形式
• 紙か電子か
• OCR精度

ではありません。

「チェック業務の設計そのもの」です。

• 何を確認しているのか
• どこまでが作業で、どこからが判断か
• 本当に人が見る必要があるのか

これが整理されていない限り、

• ペーパーレス改善
• 経理業務改善
• 書類チェック自動化

は、どれも部分最適で終わります。

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業務改善のアクション①
経理の書類チェック業務の流れとルールを整理する

最初にやるべきことは、ツール選定ではありません。

チェック業務の中身を分解することです。

例えば、

• 金額の一致確認 → 機械で可能
• 取引先名の表記揺れ → ルール化可能
• 異常値の判断 → 人の判断

このように、

• 作業
• ルール化できる判断
• 人に残す判断

に分けるだけで、
自動化できる範囲は一気に見えてきます。

ここを飛ばしてOCRを入れると、
必ず「思ったより使えない」という結果になります。

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業務改善のアクション②
経理業務をどこまで自動化できるか（OCR・PDF自動化の考え方）

ルールが整理できて初めて、

• PDF 自動化
• PDF OCR 自動化
• 経理 照合 自動化

といった技術が意味を持ちます。

この段階ではじめて、

• どこまでOCRの自動化でいけるか
• どこは人が見るか

という現実的な設計ができます。

ツールは「魔法」ではなく、
整理された業務を速く処理するための道具です。

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まとめ｜経理業務改善の本当のスタート地点

経理の照合業務がつらい理由は、

• 忙しいから
• 人手不足だから
• ツールがないから

ではありません。

本当の原因は、

業務の構造が、ずっと変わっていないこと

です。

PDFを紙に変えても、
ツールを入れても、
業務設計がそのままなら結果は変わりません。

経理改善、業務改善ペーパーレスの本質は、

「人が何を判断しているのかを言語化すること」

ここからすべてが始まります。

OCRも自動化も、
その“後”に考えるものです。

やりたいことを実現するために段階を踏んだ整理はどうしても必要です。

焦らずに現状に合わせて一歩ずつ着実に進めて、社内業務の改善を始めましょう！