PDF確認作業はなぜ終わらない？経理業務が複雑化する構造と改善の入口
digisapo
「PDF確認作業を減らしたい」
「経理の照合作業を効率化したい」
「OCR自動化を検討しているが、何から始めればいいかわからない」
そう感じていませんか？
ペーパーレス化が進んだにもかかわらず、
経理業務の負担はむしろ増えている企業も少なくありません。
- PDFを開いて目視確認
- スプレッドシートと照合
- 差分があれば問い合わせ
この作業が毎月繰り返される。
実はこの問題、
PDFが多いことが原因ではありません。
本当の原因は、
経理業務の構造が複雑化していることです。
本記事では、
- なぜPDF確認作業は減らないのか
- なぜOCR自動化だけでは解決しないのか
- 経理業務改善を進める正しい順番
を、構造から解説します。
目次
なぜPDF確認作業と経理の照合作業は減らないのか？
① 情報が分断されている（照合が生まれる構造）
多くの企業では、
- 見積：Excel
- 承認：メール
- 請求：PDF
- 会計処理：会計システム
と、情報が分断されています。
この状態では必ず「経理照合」が発生します。
- PDFと申告値の金額一致確認
- 取引先名の表記ゆれ確認
- 前月との差分チェック
つまり、
業務構造上、照合が前提になっている のです。
PDF確認作業がつらいのは、
作業量が多いからではなく、
照合作業が構造的に発生しているからです。
② 例外処理の蓄積が業務を複雑化させる
経理業務改善が進まない企業の多くは、
- 「今回は特例」
- 「この取引先だけ違う」
- 「担当者が判断している」
といった例外が蓄積しています。
その結果、
- 判断基準が言語化されない
- 属人化する
- ダブルチェックが常態化する
という構造になります。
これは典型的な
経理改善が進まないパターン です。
③ 「確認」が主業務になっている
本来、経理の役割は
- 経営数値の正確性担保
- 財務リスク管理
- 経営判断支援
です。
しかし実際は、
- PDF確認作業
- 書類チェック
- 照合作業
が大半を占めている。
これは、生産性を生む業務構造とは言えません。
ペーパーレス業務改善が失敗する理由
「ペーパーレス＝業務改善」と思われがちですが、
実際にはそう簡単ではありません。
紙がPDFに変わっただけでは、
- 確認作業
- 経理照合
- ダブルチェック
は残ります。
真のペーパーレス業務改善とは、
情報を一元化し、照合を減らす構造にすること
です。
媒体を変えるだけでは、改善にはなりません。
OCR自動化は経理業務改善の万能薬か？
「PDF OCR自動化をすれば解決するのでは？」
そう考える企業も多いでしょう。
OCR自動化でできること
- PDFの文字抽出
- データ入力の自動化
- 転記ミスの削減
これは非常に有効です。
実際に、OCR自動化は
書類チェック自動化の有力な手段です。
OCR自動化で解決できないこと
しかし、OCRは
- 曖昧な判断
- 未整理の業務ルール
- 分断されたフロー
までは解決できません。
何を確認しているのか。
何をもってOKとしているのか。
これが整理されていなければ、
OCRは「使いにくいツール」になります。
チェック業務の分解方法については、
こちらの記事で詳しく解説しています。
→ 経理の書類チェック業務の流れとルール整理方法
経理業務改善事例から見える共通点
実際に、月600件のPDF確認作業を行っていた企業では、
まず最初に、
- 確認ポイントの言語化
- 判断基準の整理
- 照合構造の可視化
を行いました。
その結果、自動化できる範囲が明確になり、
最終的に約70％の削減を実現しました。
重要なのは、
OCR導入前に構造を整理したこと です。
具体的な経理業務改善事例や
PDF OCR自動化の仕組みについては、
以下の記事で解説しています。
→ PDF確認作業をOCR自動化で70%削減した事例
経理業務改善を成功させる正しい順番
- 経理照合が発生している箇所を洗い出す
- 判断を「作業」「ルール化可能」「人の判断」に分ける
- ルールを明文化する
- 小さくOCR自動化を検証する
この順番を守ることで、
経理業務改善の成功確率は大きく上がります。
まとめ｜PDF確認作業を減らすには構造から見直す
PDF確認作業が減らないのは、
個人の努力不足ではありません。
構造の問題です。
- 情報が分断されている
- 照合が前提になっている
- 判断基準が曖昧
この状態のまま
OCR自動化やペーパーレス化を進めても、
本質的な改善にはなりません。
まずは業務を分解すること。
その上で、
- PDF自動化
- OCR自動化
- 書類チェック自動化
を組み合わせる。
それが持続する経理業務改善の第一歩です。
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