【事例紹介】PDF確認作業をOCR自動化で70%削減｜経理業務改善のリアル事例
digisapo
毎月大量のPDFを目視で確認していませんか？
経理業務における「PDF確認作業」「書類チェック」は、多くの企業でペーパーレス化が進んだ今でも、最も時間がかかり、かつミスが許されない業務です。
紙は減ったものの、実際には 「PDF目視という新たな手間が増えている」
—いわば “ペーパーレスの罠” に陥っている企業も少なくありません。
本記事では、福祉系フランチャイズ本部で
- 月600件のPDF確認作業
- 経理担当者1名で実施
- OCR自動化により70%削減
を実現した、PDF OCR自動化による経理業務改善事例を紹介します。
「OCRで業務改善したいが、何から始めればいいかわからない」
そんな企業にとって、再現性の高いリアルな事例です。
目次
PDF確認作業が経理業務のボトルネックに
今回のお客様は福祉系フランチャイズ本部（従業員20〜30名）。
約200の加盟店から、毎月以下の業務が発生していました。
当時の業務フロー（PDF確認作業）
- 加盟店が行政から受け取った実績資料を提出
- PDFをフォームに添付
- 経理がスプレッドシートとPDFを目視照合
- 差分があれば加盟店へ差し戻し
1加盟店あたり3ファイル、合計約600PDF。
この作業を、経理担当者兼管理者が1人で目視チェックしていました。
「毎月これに1日かかって正直しんどい。
ミスしたら加盟店との信頼に直結するから、
ダブルチェックもやめられない」
典型的な “属人化 × 精神的負荷 × PDF目視地獄” です。
また、この業務は経理だけの問題ではありません。
- 売上管理の正確性
- 経営判断の基礎データ
- 加盟店対応の信頼性
にも影響する、経営レベルの業務改善テーマです。
相談前の課題｜なぜOCR自動化できなかったのか
担当者はOCRやRPAという言葉を知っていましたが、実際には
- ITに詳しい人が社内にいない
- 要件整理ができない
- 費用感が分からず不安
- 「失敗したらどうしよう」という心理的ハードル
という理由で、経理業務改善の検討が止まっていました。
結果として、
「とにかく目視チェックを頑張り続ける」
という、最も属人性が高く再現性のない運用が固定化。
これは多くの企業に共通する 経理改善が進まない典型パターンです。
当社の支援内容｜OCR導入前にやったこと
最初に行ったのはツール提案ではありません。
実際のPDFを一緒に見ながら、
- どこを確認しているか
- 何をもってOKとするか
- どこで判断しているか
をヒアリングし、業務フローを言語化・構造化しました。
OCR導入の前に
「経理業務ルールを可視化」した
というステップです。
実際にはここで、いきなりシステム開発に進まず PoC（小規模検証） を開始。
最初は 10件のPDF からテストを始め、再現できるかを確認しています。
この段階でお客様からは
「あ、これなら自動化できそうですね」
という反応が出ました。
取り組みのポイント｜PDF OCR自動化の仕組み
全体構成（技術イメージ）
今回のPDF自動化は、以下で構成されます。
- Google Drive：加盟店PDFをルール化して格納
- 回答用のフォームWebアプリ：加盟店が数値入力
- スプレッドシート：申告データ管理
- Google App Script ： PDF URLを取得
- Google Vision API：OCR実行
- OCR結果と申告値を自動照合
PDF OCR自動化 × 経理照合 × ペーパーレス業務改善
工夫ポイント
行政書類PDFは、OCRにとって難易度が高いデータでした。
- 手書きやスキャン精度の低さ
- 微妙なレイアウト変更
- 加盟店名の表記ゆれ
そこで、
- 加盟店名は行政資料を正としてDB統一
- OCR結果は誤認識前提で設計
- 「ズレ検知」に重きを置いた照合ロジック
を採用。さらに 実データを見ながら現場と調整するアジャイル的進め方 で、
理論ではなく現場で使える自動化 に仕上げました。
なぜ100%自動化しなかったのか？
PoC段階では約 8割のPDFで自動照合 が可能でした。
しかし、最終設計では
- 完全一致したものだけ自動OK
- 少しでも怪しいものは人が確認
に設定。結果、約30%が人手確認対象ですが、品質は向上。
PoCでは8割自動化、実運用では品質重視で70%に設定
という現実的で安全な設計です。
これが 失敗しないOCR自動化の最大ポイントです。
結果｜経理業務改善の効果
定量効果
- 作業時間
Before：月1日（約8時間）
After：月約2時間 - 削減率：約70%（人手チェック件数ベース）
加盟店数が増えても、業務が破綻しない構造です。
定性効果
担当者の声：
- 「OCRを動かしている間に他の業務をしていればほぼ終わる」
- 「精神的にかなり楽になった」
- 「月末のプレッシャーがなくなった」
組織面でも、
- 経理業務の属人性低下
- 引き継ぎ可能
- ミス指摘減少
- 加盟店対応の負荷軽減
と、経理改善の理想形に近づきました。
同じ悩みを持つ法人様へ
最重要ポイントは OCR導入前に業務ルールと判断フローを整理すること。
- 何を確認しているか
- どこで判断しているか
- 何をもってOKか
を言語化すれば、OCR自動化の成功確率は8割。
さらに 最初から100%自動化を目指さない ことが、失敗しない最大のコツです。
まとめ｜経理×PDF×OCR自動化で本当に重要なこと
PDF確認作業が多く、書類チェックに時間がかかる
経理業務が属人化している、ペーパーレスなのに効率化していない
そんな場合は 1業務・10件から小さく試す だけで十分です。
- 無料ツールで試す
- 実データを使う
- 現場と一緒にレビューする
この3つを回し始めることが、中小企業DXの最短ルートです。
業務を整理しながら、PDF自動化・OCR自動化・経理改善を組み合わせ、
“効率化が回り続ける仕組み”を一緒に作っていきましょう。
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「自社の場合、どこから手をつけるべきかもう少し整理したい」と感じた方へ。
私たちの無料相談は、いきなり依頼やツール導入を前提にしたものではありません。
- 今の業務の状況をそのままお聞かせいただく
- 整理の方向性だけを一緒に確認する
このような形で、まずは「考えるための時間」として使っていただけます。
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