ITを社員に任せられる会社は強い！“不安ゼロ”で託す仕組みと人材育成のコツ
digisapo
最近、ITを社員に任せるのってちょっと不安…そんな声をよく聞きますよね。でも実は、社員に安心してITを任せられる会社はぐっと強くなります。
業務がスムーズになって、トラブルにもすばやく対応できるようになるからです。
この記事では、そんな“不安ゼロ”でITを任せるための仕組みづくりや、社員の育て方のコツをシンプルに紹介します。
これを読めば、あなたの会社でもITを任せられる体制がぐっと近づきますよ！
社員に任せることが、経営の強さにつながる
社員にITを任せられる会社は、業務のスピードも、トラブルへの対応力も違います。
誰か1人に頼らない体制があることで、「経営に集中できる安心」が生まれます。
そして何より、社員が“育つ”チャンスにもつながるのです。
「クラウドツールの設定、社員に任せているけど…ちょっと不安なんだよね」
中小企業の現場では、こんな声をよく聞きます。
例えばこんな場面、思い当たりませんか？
- 社員が個人で契約したツールのアカウント情報が共有されていない
- 退職した社員が管理していたフォルダに、重要なデータが残ったまま
- 社内で何かトラブルが起きたとき、「誰が詳しいのか分からない」状態になる
こうした不安は、「社員が信用できないから」ではありません。
仕組みが整っていないから、信頼して任せづらいだけなのです。
なぜ任せるのが怖いのか？原因は“3つの属人化”
1. 情報の属人化
どのファイルがどこにあるか、特定の社員しか知らない。
他のメンバーがアクセスできず、業務が止まるリスクがあります。
2. 権限・アクセスの属人化
Googleアカウントやクラウドツールの「管理者権限」が、特定の社員1人に集中しているケースは意外と多いもの。
その社員が休職・退職した場合、業務継続に支障をきたします。
3. 対応フローの属人化
ITトラブル時の「誰に何を相談すればいいか」が定まっていないと、全てが経営者や一部社員に集中。
これも“属人化”の一種です。
安心して任せるための「仕組みの4本柱」
ここからは、社員にITを任せるために最低限必要な“4つの仕組み”をご紹介します。
1. IT資産の棚卸しと可視化
まずは、自社で使っているツール・アカウントの全体像を整理します。
- Googleアカウント、Microsoft365、業務アプリ、契約中のクラウドツールなど
- 契約者や管理者、利用目的を一覧にまとめておくと、誰でも状況を把握できます
2. 権限と役割の明確化
「管理者は誰か？」「更新できる人は誰か？」といったルールをはっきりさせましょう。
- 社員の異動や退職に応じた権限見直しを定期的に実施
- 外部業者に開放したアカウントが残っていないかも要チェックです
3. 情報の共有ルール
ファイルや情報がどこに、どのように保管されているか、明文化することが大切です。
- Googleドライブの運用ルール
- フォルダ名・命名ルールの統一
- パスワード管理ツール（例：1Passwordなど）の導入も効果的
4. トラブル対応フローの整備
「IT関連で困ったら、まず誰に相談するのか？」
このルートが決まっているだけで、安心感が生まれます。
- できれば「社内の一次対応者」を1名決める
- 外部サポート業者への連携手順も一緒に文書化しておくと安心です
任せること＝育てること：人材育成の視点を忘れずに
ITを任せるということは、ただ作業を依頼することではありません。
「考えて管理する」機会を社員に与えることで、以下のような力が育ちます。
- 社内のITリテラシー向上（クラウド、セキュリティ、情報共有の考え方）
- 問題発見→解決提案のサイクルを回す力
- 将来的には「IT活用の窓口」や「教育係」としての役割も担えるように
たとえば、Googleドライブの整理を任された社員が、社内のファイル構造を見直す提案をしてくれることもあります。
こうした実践の積み重ねが、ITを「使える力」として根付かせていくのです。
小さく始める！「実践ステップ3選」
大掛かりな体制整備をいきなり始める必要はありません。
まずは以下の3つのステップから始めましょう。
ステップ1：IT資産の洗い出し（テンプレート活用がおすすめ）
→ Googleアカウントや利用ツールを一覧にまとめる
ステップ2：管理者アカウントの整理
→ 誰が何を管理しているかを見直し、必要なら分散・共有
ステップ3：ファイル共有と命名ルールの見直し
→ 属人化を防ぐ“わかる構造”に変えることが第一歩です
まとめ：仕組みが信頼を生み、社員が育つ
- 「任せるのが怖い」は、仕組みの問題
- 情報を“見える化”してルールを作れば、不安は大きく減らせる
- そして、任せることは育てることでもある
ITを社員に任せられる会社は、トラブルにも強く、成長スピードも速くなります。
「すべてを社長が把握していなければ不安」という状態から、
「信頼して任せられる仕組みがある」会社へ、一歩ずつ進んでいきましょう。
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