【事例紹介】部門横断でラクに管理！スプレッドシートを活用したデータ・マスターデータ管理

現場で頑張っているけど、、、社内のデータ管理に困っていませんか？

あなたの会社でも、各部門でExcelやスプレッドシートを使った 勤怠管理 や 顧客情報管理 など社内のデータ管理をしているかもしれません。
しかし、部門横断で集計や分析をしようとすると、

• データが整理されておらず、誰が管理しているかわからない
• マスターデータが散在していて参照が非効率
• 集計ルールや更新権限が統一されておらず、運用ミスのリスクがある

ここでいう マスターデータ とは、社員情報や顧客情報など、各データの参照元となる基礎情報を指します。
本記事では、 スプレッドシートを活用しながら、マスターデータと日々増えるデータを整理し、部門横断で集計・分析可能な環境を作る方法 を具体的に紹介します。
※Excelでも同じ考え方で応用可能です。

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データはあるけど“使える形”になっていなかった

相談に来られた企業では、各部門でのスプレッドシート管理はできていました。しかし、組織全体での集計や分析に取り組むと、次のような課題がありました。

• マスターデータが各部門に分散
• 部門横断で集計するための紐付けが不十分
• 更新ルールやアクセス権が統一されておらず、運用ミスのリスクがある

ご担当者様は「技術的にはデータベースを導入すれば解決できる」と考えていましたが、
実際には常時管理するデータの規模は3000行ほどであり、スプレッドシートで十分対応可能でした。
さらに、データベース化すると維持費や業務変更の運用コストが増える懸念もあり、 スプレッドシートで整理・運用できる方法 を提案しました。

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まず整理から始める

私たちはいきなりデータベースを作るのではなく、まず 現状のスプレッドシートを整理し、社内データ管理方法を整える ことから始めました。

具体的には、

• どのデータを日々増えるデータとして扱うか
• マスターデータとして統一管理すべき情報は何か
• 誰が管理し、誰が利用するのか

を整理し、アクセス権も明確にしました。
さらに、部門横断でデータを参照・集計するために IMPORTRANGE関数 と XLOOKUP関数 といったスプレットシートの機能だけを使った連携 を導入しました。
また実装してはご担当者様にご確認いただくテストを繰り返しながら、実際に管理や集計の場面での動作確認をいただくことで認識齟齬や誤操作を防ぎました。

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取り組みのポイント：日々増えるデータとマスターデータを分けて考える

整理の核は、 データを2種類に分けて管理すること です。

1. 日々増えるデータ

勤怠、日報、売上など、毎日・毎週・毎月で追加される情報
例：Googleフォームで提出される勤怠管理データ、月次の店舗の売り上げ記録など

2. マスターデータ

社員情報や顧客情報など、各データの参照元となる基礎情報

マスターデータを管理する際に最も大切なのは、 最小単位で管理すること です。
例えば顧客の住所を管理する場合、1つのセルにまとめるのではなく、 「都道府県」「市区町村」「住所」 と分けて登録します。

こうすることで、将来的に「都道府県別」「市区町村別」に集計したい場合でも、文字結合するだけで簡単に対応できます。
使わない情報でも、最小粒度で整理しておくことで、 今後の運用や分析の幅を広げることが可能 です。

日々増えるデータはこのマスターデータに紐づけて集計することで、管理者自身が確認・修正でき、現場の操作方法も変わりません。
この小さな整理作業を積み重ねることで、データ品質と再現性を高めることができます。

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スプレッドシートで集計も品質も、ストレスなく運用できる環境に

整理を進めた結果、スプレッドシートでの運用になったことで、部門横断でのデータの利用と集計が容易になり、データの品質も保たれるようになりました。

• 管理担当者自身がデータを確認・修正できる
• 外部ベンダーに頼らず、自社で運用可能
• 非効率や不整合が減り、業務ストレスが大幅に軽減

ご担当者様たちからは「きれいに整理され、スプレッドシートなので自分たちで運用できる環境になった」と喜びの声をいただきました。
マスターデータと日々増えるデータの整理により、 今後の集計や分析の再現性 も確保できています。

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まず整理して、お気軽に相談してみてください

もしあなたの会社でも、スプレッドシートでの勤怠管理や 顧客情報管理 はできているのに、部門横断での集計や分析に悩んでいる場合、まずは以下を試してみてください。

1. データの種類と役割を整理
2. マスターデータを最小単位で管理し、編集権限を限定
3. 日々増えるデータはマスターデータに紐づけて集計

この整理を行うだけで、集計効率やデータ品質は大幅に改善します。
そして、もし「データベースが必要かもしれない」と悩む局面があれば、気軽に相談できるパートナーを持つことで、時間とコストの節約につながります。

【参考記事①】マスターデータに紐づけられるデータをGoogleフォームで手軽に収集

マスターデータの管理は、データ利活用のための準備です。
まずは日々の業務データを効率よく集めることが第一歩。

紙で管理している日報や報告書をGoogleフォームに置き換えるだけで、
データ収集と業務効率化を同時に進められます。

【参考記事 ②】社内のデータが整理できたら、効率的な活用へ

社内のデータが整理されて、管理する体制が整った後は、集めた回答をどう整理・集計し、活用するかも効率化の重要なポイントです。
どの業務でどの集計方法が適しているのか、Excelでの自動集計やデータ活用のヒントを知りたい方は、こちらの記事で詳しく解説しています。

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